办公自动化应用教程,办公自动化应用教程第四版

办公自动化教程的目录

第一篇基础知识

第1章办公自动化概述 1

1.1办公自动化的定义、特点及发展

状况 1

1.1.1办公自动化的定义和特点 1

1.1.2办公自动化的发展状况 2

1.2办公自动化系统的要素、目标

和技术核心 3

1.2.1办公自动化系统的要素

和目标 3

1.2.2办公自动化系统的技术核心 4

1.3办公自动化系统的功能 5

1.3.1文字处理 5

1.3.2数据处理 6

1.3.3语音处理 6

1.3.4图形和图像处理 7

1.3.5通信功能 7

1.3.6文件处理 7

1.3.7工作日程管理 8

1.3.8行文办理 8

1.4办公自动化系统的层次模型 8

1.4.1事务型OA系统 8

1.4.2管理型OA系统 8

1.4.3决策型OA系统 9

本章小结 9

习题 9

第2章计算机基础知识 10

2.1计算机的基本概念 10

2.2计算机的硬件系统 11

2.2.1中央处理器 11

2.2.2存储器 11

2.2.3输入/输出设备 14

2.3计算机的软件系统 18

2.3.1系统软件 18

2.3.2应用软件 19

2.4计算机的基本操作 19

2.4.1硬件操作 19

2.4.2软件操作 20

本章小结 21

习题 21

第3章WindowsXP的基本操作 23

3.1WindowsXP概述 23

3.1.1WindowsXP的启动 23

3.1.2WindowsXP的退出 24

3.1.3鼠标的使用 25

3.1.4上机实训 26

3.2WindowsXP的图形界面 27

3.2.1桌面和图标 27

3.2.2菜单的基本操作 28

3.2.3窗口的基本操作 29

3.2.4程序的基本操作 33

3.2.5上机实训 35

3.3WindowsXP资源管理 36

3.3.1文件和文件夹简介 36

3.3.2文件管理工具介绍 37

3.3.3文件和文件夹的组织

与管理 39

3.3.4搜索WindowsXP中的资源 42

3.3.5磁盘管理 45

3.3.6上机实训 50

3.4WindowsXP系统的简单设置 51

3.4.1桌面设置 52

3.4.2管理开始菜单 55

3.4.3显示属性设置 55

3.4.4设置系统的时钟 58

3.4.5鼠标的设置 59

3.4.6输入法设置 59

3.4.7打印机管理 60

3.4.8用户管理 62

3.4.9上机实训 65

本章小结 66

习题 67

第4章文字输入法 71

4.1键盘的使用 71

4.1.1使用键盘的正确姿势 71

4.1.2键盘简介 71

4.2输入法简介 73

4.2.1五笔字型输入法 73

4.2.2紫光拼音输入法 79

4.2.3用软键盘输入特殊字符 83

4.2.4上机实训 83

本章小结 86

习题 86

第二篇Office2003应用基础

第5章Word2003的应用 87

5.1Word2003的基本操作 87

5.1.1Word2003的启动和退出 87

5.1.2Word2003的窗口组成 89

5.1.3文档的基本操作 91

5.1.4文档的输入与编辑 94

5.1.5窗口的基本操作 99

5.1.6上机实训 100

5.2文档编辑与排版 102

5.2.1字符格式的设置 102

5.2.2段落格式的编排 103

5.2.3撤销与恢复操作 105

5.2.4查找与替换 106

5.2.5上机实训 108

5.3页面设置与样式的使用 109

5.3.1页面的设置 109

5.3.2页眉和页脚的设置 112

5.3.3样式的使用 114

5.3.4视图方式的选择 115

5.3.5上机实训 117

5.4Word2003表格处理 118

5.4.1建立表格 118

5.4.2编辑表格 118

5.4.3格式化表格 119

5.4.4处理数据 121

5.4.5上机实训 121

5.5Word2003图形处理 123

5.5.1绘制图形 123

5.5.2插入图片 124

5.5.3插入文本框 127

5.5.4插入艺术字 128

5.5.5上机实训 129

5.6Word的其他技巧 131

5.6.1Word的公式编辑器 131

5.6.2Word的链接和交叉应用 132

5.6.3Word的模板制作和使用 133

5.6.4邮件合并 133

5.6.5上机实训 134

本章小结 134

习题 134

第6章Excel2003的应用 138

6.1Excel2003的基本操作 138

6.1.1建立工作簿 138

6.1.2编辑工作表数据 139

6.1.3上机实训 140

6.2格式化工作表 142

6.2.1格式化单元格 142

6.2.2设置列宽和行高 146

6.2.3设置对齐方式 146

6.2.4设置单元格的背景 147

6.2.5上机实训 148

6.3数据管理 148

6.3.1公式与函数 148

6.3.2数据清单 156

6.3.3上机实训 161

6.4图表的使用 162

6.4.1图表 162

6.4.2数据透视表 171

6.4.3上机实训 175

6.5工作表 177

6.5.1页面设置 177

6.5.2设置分页打印 179

6.5.3打印预览 180

6.5.4打印工作表 181

6.5.5上机实训 181

本章小结 183

习题 183

第7章PowerPoint2003的应用 189

7.1PowerPoint2003的基本操作 189

7.1.1PowerPoint2003的工作

窗口 189

7.1.2修改菜单栏 190

7.1.3设置工具栏 191

7.1.4PowerPoint2003视图 192

7.2创建演示文稿 192

7.2.1新建演示文稿 192

7.2.2保存演示文稿 196

7.2.3打开已有演示文稿 197

7.2.4上机实训 197

7.3制作幻灯片 198

7.3.1在大纲视图中编辑文本 198

7.3.2在幻灯片视图中编辑文本 202

7.3.3在幻灯片视图中插入对象 206

7.3.4组织幻灯片 213

7.3.5上机实训 216

7.4演示文稿的外观设计及其他视图 216

7.4.1演示文稿的外观设计 216

7.4.2备注页视图操作 219

7.4.3讲义母版 220

7.4.4上机实训 221

7.5幻灯片放映 221

7.5.1幻灯片放映设计 221

7.5.2设置幻灯片放映时间 225

7.5.3观看幻灯片放映 226

7.5.4控制幻灯片放映 226

7.5.5在放映中标注幻灯片 227

7.5.6上机实训 228

7.6演示文稿的打包与打印输出 228

7.6.1演示文稿的打包 228

7.6.2设置打印机 229

7.6.3页面设置 230

7.6.4打印演示文稿 231

7.6.5创建35毫米幻灯片 231

7.6.6上机实训 232

本章小结 232

习题 232

第8章Access2003的应用 236

8.1新建数据库 236

8.1.1Access2003的启动与退出 236

8.1.2数据库的创建 237

8.2数据库中的对象 238

8.3表 239

8.3.1表的基础知识 239

8.3.2创建表的方法 240

8.3.3向表中添加数据 244

8.3.4修改已有的数据库 245

8.3.5上机实训 247

8.4查询 249

8.4.1查询的基础知识 249

8.4.2创建查询 249

8.4.3修改查询 256

8.4.4使用查询 258

8.4.5上机实训 258

8.5窗体 260

8.5.1窗体的基础知识 260

8.5.2创建窗体 261

8.5.3窗体的使用 264

8.5.4上机实训 265

8.6创建报表 270

8.6.1报表的基础知识 270

8.6.2创建报表的方法 270

8.6.3使用报表 278

8.6.4上机实训 280

8.7数据库、窗体和报表的打印 282

本章小结 283

习题 284

第9章Office2003组件间的数据

共享 287

9.1剪贴板 287

9.1.1【剪贴板】窗格的显示 287

9.1.2剪贴板在组件共享中的

作用 288

9.2链接与嵌入对象 288

9.2.1创建链接和嵌入的对象 289

9.2.2编辑链接和嵌入的对象 291

9.2.3使用对象包装程序创建

对象包 292

9.3Word与PowerPoint资源的相互

发送 293

9.3.1将Word文档结构发送到

PowerPoint中 293

9.3.2将PowerPoint中的信息发送到

Word中 294

9.3.3在PowerPoint中读取Word

文档 295

9.4Word与Excel之间的信息交流 296

9.4.1将Word中的表格插入到

Excel工作表 296

9.4.2将Excel表格导出到Word

文档 297

9.4.3在Word文档中创建Excel

表格 298

9.5在Word中使用Access数据 299

9.5.1将Access查询或表作为Word

数据源 299

9.5.2从Access中导出数据作为Word

数据源 300

9.5.3复制、粘贴Access数据作为

Word数据源 301

9.6Excel与Access数据的相互导入 302

9.6.1将Excel中的数据导入

Access 302

9.6.2将Access中的数据导入

Excel 304

9.7创建超链接 304

9.7.1超链接的建立 304

9.7.2超链接的使用 306

9.7.3上机实训 307

本章小结 308

习题 309

第三篇网络与办公自动化设备

第10章计算机网络常识 311

10.1计算机网络概述 311

10.1.1计算机网络的概念和功能 311

10.1.2计算机网络的分类 313

10.2使用网络资源 318

10.2.1网上邻居的使用 319

10.2.2文件夹或驱动器的共享

管理 320

10.2.3网络中共享资源的访问 322

10.2.4上机实训 324

10.3连入Internet 326

10.3.1Internet能够提供的服务 326

10.3.2通过局域网连入Internet 329

10.3.3通过ADSL上网 329

10.4InternetExplorer浏览器软件的

使用 330

10.4.1IE6.0的操作界面 330

10.4.2网络浏览的基本概念 332

10.4.3页面漫游 333

10.4.4搜索Web页 334

10.4.5保存需要的内容 335

10.4.6上机实训 338

本章小结 340

习题 341

第11章网络通信 342

11.1电子邮件的使用 342

11.1.1申请与使用电子邮箱 342

11.1.2高级使用功能 346

11.1.3信箱的配置 346

11.1.4电子邮件软件(OutLook、

FoxMail)的使用 347

11.1.5上机实训 353

11.2使用Internet搜索、下载和上传

资料 355

11.2.1搜索引擎的使用 356

11.2.2下载资料及下载工具的

使用 357

11.2.3上传资料及压缩工具的

使用 360

11.2.4上机实训 362

11.3网络聊天软件OICQ的使用 364

11.3.1QQ的下载与安装 364

11.3.2QQ号码的申请 366

11.3.3QQ的登录及使用QQ

聊天 368

11.3.4QQ的高级使用技巧 370

本章小结 370

习题 371

第12章网络安全知识 372

12.1病毒防治与急救 372

12.1.1计算机病毒概述 372

12.1.2计算机网络病毒的特点

及危害 373

12.1.3计算机网络病毒的防治

方法 374

12.2WindowsXP补丁 375

12.2.1WindowsXPSP2简介 376

12.2.2WindowsXPSP2的安装 377

12.2.3WindowsXPSP2的使用

技巧 379

12.3防火墙的使用 381

12.3.1防火墙概述 381

12.3.2Windows防火墙的使用 382

12.4常用杀毒软件的使用 385

12.4.1金山毒霸 385

12.4.2NortonAntiVirus杀毒

软件 387

12.4.3上机实训 392

本章小结 393

习题 393

第13章常用办公自动化设备 394

13.1打印机 394

13.1.1打印机的分类和工作原理 394

13.1.2打印机的选购 396

13.1.3打印机的使用 396

13.1.4打印机的常见故障诊断 397

13.2传真机 398

13.2.1传真机的选购 398

13.2.2传真机的安装 398

13.2.3传真机的使用 399

13.2.4传真机的维护 400

13.3复印机 400

13.3.1复印机的选购 401

13.3.2复印机的安装 401

13.3.3复印机的使用 402

13.3.4复印机的保养和维护 403

13.4扫描仪 404

13.4.1扫描仪的选购 405

13.4.2扫描仪的安装 406

13.4.3扫描仪的使用要诀 407

13.5光盘刻录机 408

13.5.1光盘刻录机的选购 408

13.5.2光盘刻录机的安装和使用 409

13.5.3光盘刻录机的维护 411

13.6数码相机 411

13.6.1数码相机的选购 412

13.6.2数码相机的使用和维护 412

13.7移动存储设备 413

13.7.1移动硬盘 414

13.7.2U盘 415

13.7.3使用移动硬盘和U盘时的

注意事项 415

13.8投影机 416

13.8.1投影机的分类及特点 417

13.8.2投影机的选购 417

13.8.3投影机的使用 418

13.8.4投影机的维护 419

13.9上机实训 420

本章小结 423

习题 423

参考文献 425

办公自动化教程的前言

随着信息技术、网络技术的发展，办公自动化的概念已远远超出了办公室事务及文档处理的范围，办公自动化软件从独立用户扩展到以Internet/Intranet为支撑平台，经历了以数据为核心、以工作流为核心和以知识为核心的转变，因此，社会各行各业对提高工作人员基本知识素养的要求也越来越迫切。据不完全统计，单就电子商务业，国内每年急需人才量多达40万人。

我国的高等职业教育近几年发展迅猛，高职教材作为知识的主要传播媒介日新月异，在高职教学中的作用不容忽视。本教程正是结合当前职业需求，从现代办公自动化技术的应用及发展需要等建设方向出发，充分考虑该门课程的综合性、时效性和实用性等特点，在系统地介绍办公自动化的发展及现代常用办公通信设备和应用软件的同时，侧重于实用案例的应用和技能的训练，以期达到任务驱动和案例教学的目的。

本教程是“新世纪高职高专课程与实训系列教材”之一，作者均来自一线教学，从事该类课程教学多年，有着丰富的教学经验和工作体会并不断总结提炼；编写文笔精炼，图表步骤详略得当，案例典型针对性强，样例实用，操作规范；对于高职高专教材在高职教学中的地位、发展及编写特点的把握比较恰当。

1.本书结构特色

以任务驱动为主体，案例教学与技能训练相结合。教学的主线是案例，实训的主线是技能。动态演示多媒体教学，包括分析、实验实训、习题和答案，分配合理，内容齐全，特别适合于高职高专全方位教学的要求和特点。

2.教学设计特色

在内容处理上，力图做到“由浅入深”。

*在结构设计上，注重整体贯通、互相联系。

*给学生留有足够的空间，促进学生主动参与。

*为教师留有较广阔空间，促进教师创新教学范式。

*充分考虑学生的不同需求，为不同专业学生发展提供帮助，为学生的不同发展提供较大的选择空间。

*突出办公自动化应用技术，适当拓展多样化的形式。

*注重现代信息技术与课程的整合。

*努力体现文化价值，提升学生的人文素养。

3.能力培养

通过本课程的教学，使学生的操作能力、分析问题和解决问题的能力、获取新知识的能力及团结协作的能力得到很好的锻炼与提高。

4.篇章内容和教学分配

本教程分三篇13章，建议32学时完成学习。第一篇“基础知识”内容包含了办公自动化概述、计算机基础知识、WindowsXP操作技术和文字输入法。第二篇“Office2003应用基础”内容包含基于Office2003常用组件的高级应用、数据交互使用技巧等方面的内容，并以实训为主要学习方式。通过本篇的学习，将提高常用办公软件高级应用的综合能力。第三篇“网络与办公自动化设备”学习浏览器，网络通信与安全技术，工具软件和常用办公自动化设备实用技术。本教程案例均来自作者教学实践，内容涉及操作系统，指法练习，文字处理(Word2003)，电子表格(Excel2003)，文稿演示(PowerPoint2003)，数据库(Access2003)，浏览器，网络通信与安全，常用工具软件和办公设备10个模块。每个模块又按顺序分为若干个实验，以案例的形式进行综合实践，步骤清晰，描述鲜明。每章配有电子课件、习题和答案，便于自学和检验学习效果。全书各章内容由浅入深，不同层次的学员可以根据教学要求进行选择或自学。通过学习本教程，读者能够迅速、熟练地掌握办公自动化软件和设备的实用技术。

总之，本教程语言简练，深入浅出，图文并茂，实例丰富，结构严谨，实用性强，是一本适用于高等职业院校办公自动化课程的优秀教材，也是各类办公人员和计算机自学者难得的最新参考书。

办公自动化入门教程

随着移动技术和互联网的发展，办公自动化已经是一种趋势，或者是当下办公模式的一个标配。如何能够进行办公自动化、需要什么样的准备和安排，本文从四个方面进行介绍，即办公自动化硬件、办公自动化软件、办公自动化培训、办公自动化运用。

工具/原料

more

办公自动化软件、办公自动化实施方案

方法/步骤

1/4分步阅读

办公自动化硬件

在进行自动化时，需要有一套比较强大的办公自动化硬件设备，包括办公系统服务器、办公系统交换机、信息安全设备等，以保证在一定数据量办公时，满足大家对系统运行的要求，同时保障信息传输的安全。

?

2/4

办公自动化软件

在办公自动化硬件到位的情况，可以选择内部办公实际需要的办公自动化软件，如OA系统、ERP系统等。这些系统或软件，可根据实际的需要进行灵活地定制，可以一次安装到位，也可以根据实际办公的需求，进行逐步的完善。如此，既能节省成本，也能方便大家快速掌握与使用。

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3/4

办公自动化培训

在有了办公自动化系统以后，要基于系统的使用及相关要求进行全员培训，让每个人都能掌握办公自动化系统的操作流程和要求。培训时，先由提供系统的客户方进行全面的讲解，因为对方是非常熟悉系统的开发过程的，然后由公司内部人员进行进一步强化，以保证系统在公司内部的实际运用。

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4/4

办公自动化运用

在对办公自动化系统进行培训后，要在公司内部形成一种使用办公自动化的文化氛围，即要将大家传统的办公模式进行系统化，把很多的工作放到办公自动化系统上面，进行相应的操作。过程中也可以推选一些使用经验，供使用者进行学习与分享，以提升办公自动化系统的使用效率。

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注意事项

办公自动化系统的建立与实施，需要一个过程，要做相应的工作。

配图来自网络。

编辑于2020-03-02，内容仅供参考并受版权保护

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如何熟练使用办公自动化中的excel

如何熟练使用办公自动化中的excel

新手怎么样快速学习办公自动化中的excel并运用到工作当中提高效率，远离加班?以下为我的个人建议。

①先掌握常用快捷键，这是最基础也最容易学习的，而且节省时间的效果立竿见影。最具经典的比较的就是用鼠标拖动几千条记录的滚动条和使用键盘快速定位的区别。

②接下来根据你工作需求学习常用函数。一定是从解决问题出发来学习对应的函数，死记硬背只会事倍功半，实践大于学习，动手好过动眼。

③掌握一些极其实用的菜单的功能，每个菜单都探索一下，微软搞那么多菜单不是做摆设(除了编辑菜单)。

④完成以上三步，你应该可以熟练使用excel了。到这个阶段应付日常工作已经得心应手了。如果你有兴趣可以做一些进阶学习，比如追求表格的质量(格式美观、表格规范、数据准确以及布局排版)，化繁为简，少即是多，好的表格就是一份有质量的报告，数据自有其魅力，这个时候你可以尝试学习下数据分析、数据挖掘方面的知识，也可以学习下VBA为数据分析做准备。

下方是详细说明：

一、合理分配键盘和鼠标。看到很多人连个保存都要用鼠标去点菜单，真心替他捉急。有些人用一指禅(一般是领导)操作更是恨不得自插双目。excel的基本操作一定是左右互搏，左手键盘，右手鼠标，而且键盘的使用率要超过鼠标。一般来说鼠标用于：①选择某个单元格。②选择可视范围内的小块区域。③行列整选。④超长篇幅的滚动条拉动。⑤选择菜单。除此之外的常用操作，强迫自己用键盘吧，键盘+快捷键将成为你节省时间的功臣。

二、批量数据处理的神器——公式(函数)。公式不难，难在知道怎么用。学习公式的方法也很最简单，不用看书，不用看教程，在编辑栏点fx，进去一个个看几遍操作提示你就懂了。

——学习公式前先了解单元格定位，公式是通过复制和拖拉来提高效率的，在复制和拖拉的过程中会根据当前的行列改变引用的单元格。比如你引用A1，往下拖的时候会变成A2、A3...，往右拖会变成B1、C1...，有时候你不希望单元格随拖动而改变，这个时候就需要绝对定位，也就是固定行标或者是列标。通过在行标或者列标前加“$“实现(编辑状态下按F4快速添加，重复按则进行切换)，比如$A1，表示固定A列，无论你往右拖多少列，都是引用A1单元格，同理A$1表示固定第一行不便。很多新手在用公式的时候都会被定位搞得头疼无比，理解以后就开启了新天地。举个实例，用Vlookup按条件查找sheet2表中的B:L连续区域，你可以这样写=VLOOKUP($A1,Sheet2!$A:$L,2,0);依次向右拖拉，把2改为3,4,5...即可(下面讲如何优化)。

——公式的运用在于你灵活的安排，很多人认为凡是计算必上公式，而且嵌套越多越复杂越是高大上，唬下菜鸟可以，其实是闲的蛋疼。比如筛选一列数据的.重复值删除，你可以用一个高大上的公式：match(A1,A:A,0)=ROW(A1),然后把结果为false的筛选出来删掉，其实一个数据透视就搞定，但如果这个表有100列，你要用数据透视过滤我只能泪牛满面。再比如身份证提取生日，一般用mid(a1,7,if(len(a1)=16,6,8))，其实mid(a1,7,(len(a1)=18)*2+6)，省去if嵌套，这个例子似乎不太恰当，只是说公式是死的，要提高效率关键还是看怎么运用他们。还有什么时候用Vlookup，什么时候用Lookup，以及index和match的区别等等。

上面vlookup的例子：=VLOOKUP($A1,Sheet2!$A:$L,COLUMN(),0)，把要手动输入的列数用当前列号函数进行嵌套，根据你要选择数据的起始列进行+-数字调整即可。这样你只要在B1单元格输入一个公式，就可以愉快的向右向下随便拖拉了。

——进阶。知道了怎么组合运用公式后，考虑的是怎么简化公式，可以学习下命名。还是VLOOKUP那个例子，你可以把Sheet2!$A:$L取个名字叫area，那么公式变成=VLOOKUP($A1,area,COLUMN(),0)。命名引用区域很多的时候很有用。

三、熟练掌握菜单栏的一些常用操作。可以参考这样的学习顺序：①排序(注意扩展相关列)、冻结窗口、②筛选(自动筛选(*号、?号匹配等技巧)，高级筛选可以了解下)、③分列(固定分列和符号分列，注意分列后的数据格式)、④数据透视。其他的如条件格式、数据有效性、自定义单元格格式、自动更正等技巧也要知道。工具里面的选项菜单是必须要全部掌握的，比如遇到大数据量公式计算的时候先改为手动重算，输入公式填充后再改为自动重算或者直接保存，否则会卡很长的时间(可能电脑配置好不会有这个情况)。

四、数组公式。这里单独说一下数组公式。在大范围数据计算的时候很有用。这里说一个常用的多条件求和。sum((条件一)*(条件2)*(条件n))，输入完公式后在编辑状态同时按下ctrl+shift+enter，条件一般是区域比较，比如(A2：A1000=B2：B1000)，数组公式的好处是选中结果单元格，一次输入，按组合键自动填充无需拖动复制(我不会告诉你数组公式计算后排序可能会很诡异的)。数组公式结合命名用使用更简单，比如={sum((性别="男")*(学号50)*(...))}

五、如果说excel什么键用得最多，记得是ctrl+s。一分钟保存10来次毫无违和感，从来没有丢失数据的烦恼，别指望后台几分钟保存一次，对于excel熟练者来说，一分钟已经可以完成几张表了。这个强迫症我沿用了好多年，很有用。 ;