办公自动化实用教程,办公自动化实用教程第三版课后答案
学习计算机办公自动化都有什么课程
计算机办公自动化主要目标是针对办公文员（掌握各种办公文件的编排、表格的制作、数据库知识、网上办公）、档案员（掌握使用电脑对档案及人事进行自动化管理）、统计员（掌握使用电脑进行日常数据统计）、销售人员（掌握利用Internet进行网上信息发布及售物、利用powerpoint制作幻灯片进行产品介绍）等。
专业课程
主要开设计算机应用基础、数据库应用、中英文录入技术、文书与档案管理、办公自动化、秘书学基础、行政管理知识、应用文写作、速记、办公设备使用与维护、网络实用技术、网页制作等多门课程。
就业方向
各类企事业单位中从事办公室接待及秘书工作、档案管理工作、中英文（含日文）速录工作、信息收集与管理工作等。
想学会计算机办公自动化，必须先学会Word高级排版、表格设计；Excel表格处理、图表、函数；PowerPoint幻灯片课件制作；
商务办公基础（打印、复印、传真等）；
Word的窗口介绍，数据录入方法，字符格式化操作方法。
Word中的常用排版，包括段落格式化，页面格式化。
Word中如何插入图片、文本框、艺术字，Word中如何绘图。
Word的表格操作。
Excel的窗口介绍，数据录入方法，表格的格式设置。
Excel中的公式与常用函数的应用方法。
Excel中的高级应用，如图表的插入，数据透视表的制作。
如何使用PowerPoint制作精美的演示文稿。
书名是什么？办公自动化的书名是什么？
《办公自动化》
《办公自动化应用案例教程》
《办公自动化及应用》
《办公自动化实用教程》
……
我是电脑初学者，想在家学习点办公软件的操作，应该怎么从何学起
你好，很高兴看到你的提问，让我想起了我之前电脑学习过程。我记得我之前也走了不少弯路，在这里给你点建议，希望可以帮到你。
1、熟悉键盘进行指法训练
可以下个练习打字的软件，学习几周时间就差不多 了，重在多练习
2、学习常用的办公软件
office里基本都有了，word，excel，ppt（按照先后顺序进行学习），网上有很多教程，可以找一个照着学习。
3、学习教专业的软件
比如photoshop等
excel玩转的操作技巧
Excel快捷键
在工作表或工作簿中移动和滚动的按键
按下 完成
箭头键 向上、下、左或右移动单元格
CTRL+ 箭头键 移动到当前数据区域的边缘
HOME 移动到行首
CTRL+HOME 移动到工作表的开头
CTRL+END 移动到工作表的最后一个单元格，这个单元格位于数据区的最右列和最底行的交叉处（右下角）；或是与首单元格（一般为 A1）相对的单元格。
PAGE DOWN 向下移动一屏
PAGE UP 向上移动一屏
ALT+PAGE DOWN 向右移动一屏
ALT+PAGE UP 向左移动一屏
CTRL+PAGE DOWN 移动到工作簿中下一个工作表
CTRL+PAGE UP 移动到工作簿中前一个工作表
CTRL+F6 或 CTRL+TAB 移动到下一工作簿或窗口
CTRL+SHIFT+F6 移动到前一工作簿或窗口
F6 移动到已拆分工作簿中的下一个窗格
SHIFT+F6 移动到被拆分的工作簿中的上一个窗格
CTRL+BACKSPACE 滚动并显示活动单元格
F5 显示“定位”对话框
SHIFT+F5 显示“查找”对话框
SHIFT+F4 重复上一次“查找”操作（等同于“查找下一个”）
TAB 在保护工作表中的非锁定单元格之间移动
END 打开或关闭 END 模式
END, 箭头键 在一行或列内以数据块为单位移动
END, HOME 移动到工作表的最后一个单元格，这个单元格位于数据区的最右列和最底行的交叉处（右下角）；或是与首单元格（一般为 A1）相对的单元格
END, ENTER 在当前行中向右移动到最后一个非空白单元格。
CTRL+P 或 CTRL+SHIFT+F12 显示“打印”对话框
用于在工作表中输入数据的按键
按下 完成
ENTER 完成单元格输入并在选定区域中下移
ALT+ENTER 在单元格中折行
CTRL+ENTER 用当前输入项填充选定的单元格区域
SHIFT+ENTER 完成单元格输入并在选定区域中上移
TAB 完成单元格输入并在选定区域中右移
SHIFT+TAB 完成单元格输入并在选定区域中左移
ESC 取消单元格输入
BACKSPACE 删除插入点左边的字符，或删除选定区域
DELETE 删除插入点右边的字符，或删除选定区域
CTRL+DELETE 删除插入点到行末的文本
箭头键 向上下左右移动一个字符
HOME 移到行首
F4 或 CTRL+Y 重复最后一次操作
SHIFT+F2 编辑单元格批注
CTRL+SHIFT+F3 由行或列标志创建名称
CTRL+D 向下填充
CTRL+R 向右填充
CTRL+F3 定义名称
在单元格或编辑栏中使用的按键
按下 完成
BACKSPACE 编辑活动单元格，然后清除该单元格，或在编辑单元格内容时删除活动单元格中前面的字符
ENTER 完成单元格输入
CTRL+SHIFT+ENTER 以数组公式形式输入公式
ESC 取消单元格或编辑栏中的输入项
CTRL+A 在公式中键入函数名之后，显示公式选项板
CTRL+SHIFT+A 在公式中键入函数名之后，为该函数插入变量名和括号
CTRL+K 插入超级链接
F2 编辑活动单元格，并将插入点放到行末
F3 将定义的名称粘贴到公式中
SHIFT+F3 将函数粘贴到公式中
F9 计算所有打开工作簿中的所有工作表
CTRL+ALT+F9 计算活动工作簿中的所有工作表
SHIFT+F9 计算活动工作表
#NAME?
ALT+= （等号） 插入“自动求和”公式
CTRL+; （分号） 输入日期
CTRL+SHIFT+: （冒号） 输入时间
CTRL+SHIFT+" （双引号） 将当前单元格上方单元格中数值复制到当前单元格或编辑栏
CTRL+` （左单引号） 在显示单元格值和显示单元格公式间转换
CTRL+' （撇号） 将当前单元格上方单元格中的公式复制到当前单元格或编辑栏
ALT+ 下箭头键 显示“记忆式键入”列表
设置数据格式的按键
按下 完成
ALT+' （撇号） 显示“样式”对话框
CTRL+1 显示“单元格格式”对话框
CTRL+SHIFT+~ 应用“常规”数字格式
CTRL+SHIFT+$ 应用带两个小数位的“贷币”格式（负数出现在括号中）
CTRL+SHIFT+% 应用不带小数位的“百分比”格式
CTRL+SHIFT+^ 应用带两个小数位的“科学记数”数字格式
CTRL+SHIFT+# 应用年月日“日期”格式
CTRL+SHIFT+@ 应用小时和分钟“时间”格式，并标明上午或下午
CTRL+SHIFT+! 应用这样的数字格式：具有千位分隔符且负数用负号 (-) 表示
CTRL+SHIFT+ 应用外边框
CTRL+SHIFT+_ 删除外边框
CTRL+B 应用或取消字体加粗格式
CTRL+I 应用或取消字体倾斜格式
CTRL+U 应用或取消下划线格式
CTRL+5 应用或取消删除线格式
CTRL+9 隐藏行
CTRL+SHIFT+( （左括号） 取消隐藏行
CTRL+0（零） 隐藏列
CTRL+SHIFT+)（右括号） 取消隐藏列
编辑数据的按键
按下 完成
F2 编辑活动单元格并将插入点放置到线条末尾
ESC 取消单元格或编辑栏中的输入项
BACKSPACE 编辑活动单元格并清除其中原有的内容，或者在编辑单元格内容时删除活动单元格中的前一个字符
F3 将定义的名称粘贴到公式中
ENTER 完成单元格输入
CTRL+SHIFT+ENTER 将公式作为数组公式输入
CTRL+A 在公式中键入函数名之后，显示公式选项板
CTRL+SHIFT+A 在公式中键入函数名之后，为该函数插入变量名和括号
F7 键 显示“拼写检查”对话框。
插入、删除和复制选中区域的按键
按下 完成
CTRL+C 复制选定区域
CTRL+X 剪切选定区域
CTRL+V 粘贴选定区域
DELETE 清除选定区域的内容
CTRL+ 连字符 删除选定区域
CTRL+Z 撤消最后一次操作
CTRL+SHIFT+ 加号 插入空白单元格
在选中区域内移动的按键
按下 完成
ENTER 在选定区域内由上往下移动，或者按“编辑”选项卡（单击“工具”菜单中的“选项”命令）中选定的方向移动。
SHIFT+ENTER 在选定区域内由下往上移动，或者按与“编辑”选项卡（单击“工具”菜单中的“选项”命令）中选定方向相反的方向移动。
TAB 在选定区域内由左往右移动。如果选定区域只有一列，则向下移动一个单元格。
SHIFT+TAB 在选定区域内由右往左移动。如果选定区域只有一列，则向上移动一个单元格。
CTRL+PERIOD 按顺时针方向移动到选定区域的下一个角。
CTRL+ALT+右箭头键 右移到非相邻的选定区域
CTRL+ALT+左箭头键 左移到非相邻的选定区域
选择单元格、列或行的按键
按下 完成
CTRL+SHIFT+*（星号） 选定当前单元格周围的区域（选定区域是封闭在空白行和空白列中的数据区域）
SHIFT+ 箭头键 将选定区域扩展一个单元格宽度
CTRL+SHIFT+ 箭头键 将选定区域扩展到与活动单元格同一行或同一列的最后一个非空白单元格
SHIFT+HOME 将选定区域扩展到行首
CTRL+SHIFT+HOME 将选定区域扩展到工作表的开始
CTRL+SHIFT+END 将选定区域扩展到工作表的最后一个使用的单元格（右下角）
CTRL+SPACEBAR 选定整列
SHIFT+SPACEBAR 选定整行
CTRL+A 选定整个工作表
SHIFT+BACKSPACE 如果已经选定了多个单元格，则只选定其中的活动单元格
SHIFT+PAGE DOWN 将选定区域向下扩展一屏
SHIFT+PAGE UP 将选定区域向上扩展一屏
CTRL+SHIFT+SPACEBAR 在选定了一个对象的情况下，选定工作表上的所有对象
CTRL+6 在隐藏对象、显示对象与对象占位符之间切换
CTRL+7 显示或隐藏“常用”工具栏
F8 使用箭头键启动扩展选中区域的功能
SHIFT+F8 将其他区域中的单元格添加到选中区域中，或使用箭头键移动到需要添加的选中区域的起始处，然后按下 F8 和箭头键选择下一个区域。
SCROLL LOCK, SHIFT+HOME 将选定区域扩展到窗口左上角的单元格
SCROLL LOCK, SHIFT+END 将选定区域扩展到窗口右下角的单元格
选择含有特殊字符单元格的按键
按下 完成
CTRL+SHIFT+*（星号） 选中活动单元格周围的当前区域（当前区域是包含在空行和空列中的数据区域）
CTRL+/ 选中当前数组，此数组是活动单元格所属的数组
CTRL+SHIFT+O (字母 O) 选定所有带批注的单元格
CTRL+\ 选择行中不与该行内活动单元格的值相匹配的单元格。必须选择起始于活动单元格的行。
CTRL+SHIFT+| 选中列中不与该列内活动单元格的值相匹配的单元格。必须选择起始于活动单元格的列。
CTRL+[ （左方括号） 选定当前选定区域中公式的直接引用单元格
CTRL+SHIFT+{ （左大括号） 选定当前选定区域中公式直接或间接引用的所有单元格
CTRL+] （右方括号） 只选定直接引用当前单元格的公式所在的单元格
CTRL+SHIFT+} （右大括号） 选定所有带有公式的单元格，这些公式直接或间接引用当前单元格
ALT+; （分号）只选定当前选定区域中的可视单元格
在应用程序中使用快捷键，可以使我们避免在键盘与鼠标之间来回切换，从而节省大量的时间，显著地提高工作效率。多掌握一些常用的快捷键，可以使您告别菜鸟时代，迅速成长为电脑应用的高手。下面这些快捷键是用于在Excel中设置单元格格式的，相信一定会对您有所帮助。
Ctrl + Shift + ~：应用“常规”数字格式
“常规”格式不包含特定的数字格式，相当于在“单元格格式”对话框中的“数字”选项卡中选择“常规”。比如原来的数字格式为“货币”或“百分比”形式，使用该快捷键可以将这些格式清除掉，恢复到常规的格式。
我们可以对比一下，使用普通的方法需要在单元格上单击右键，从弹出菜单中选择命令“设置单元格格式”，然后对话框中选择“常规”。与使用快捷键相比，肯定是麻烦了许多。
Ctrl + Shift + $：应用带两个小数位的“货币”数字格式，(负数在括号中)
Ctrl + Shift + %：应用不带小数位的“百分比”格式
Ctrl + Shift + ^：应用带两位小数位的“科学记数”数字格式
Ctrl + Shift + !：应用带两位小数位、使用千位分隔符且负数用负号 (-) 表示的“数字”格式
Ctrl + Shift + ：对选定单元格应用外边框
Ctrl + Shift + _：取消选定单元格的外边框
Ctrl + B：应用或取消加粗格式
Ctrl + I：应用或取消字体倾斜格式
Ctrl + U：应用或取消下划线
Ctrl + 5：应用或取消删除线
Ctrl + 1：显示“单元格格式”对话框
Ctrl + 0：隐藏单元格所在列
Ctrl + 9：隐藏单元格所在行
Ctrl + -：删除选定的单元格，会弹出一个对话框供选择
您可以在Excel中多练习几次，而且您一定会注意到，有些快捷键是比较容易记忆的，比如“Ctrl + Shift + %”对应的是“百分比”，“Ctrl + I”是设置斜体等。等您熟悉了这些快捷键，就会从繁琐的鼠标操作中解脱出来了!
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声明：以上是以前从网复制而来，其中有些我也不知道的，感觉以后也许用得到就留了下来，希望对人能有一点点帮助，可惜我也记不清是在哪儿看到的了！
寻找一篇关于“办公室办公方面的论文”我们的写作要求是最好与办公室自动化有一定关系的文章，
楼主是找这篇文章吗？呵呵 楼主你可以直接在“文发网”上搜索，你需要的文章都可以找到的
《办公自动化》课程教改研究
摘要:当今的办公自动化课程是以计算机、通信等技术为支柱的发展迅速的综合性学科。该文通过对办公自动化课程教学现状的分析,指出了教学内容、教学方式与手段、实验教学等方面存在的问题与不足,进而提出了教学中需突出学生的主体地位。
关键词:办公自动化;教学改革;创新能力
办公,包括了在一定的时间、地点、范围内,由一部分人直接或间接地处理、管理、控制人、机器和信息的活动。办公自动化直接地被人认为是人们利用科学和技术的发展成果,不断地使这些活动的效率更高,质量更好,人们自身感觉更和谐。因此,当今的办公自动化课程应该是一门以系统科学、行为科学、管理科学等科学理论为基础,以计算机技术、通信技术等技术为技术支柱的发展迅速的综合性学科[1]。在办公自动化课程的教学中,如何根据这门综合性学科的特点对学生创新能力进行培养?目前的教学内容、教学方法和手段、实践环节能否很好的培养学生的创新能力?文章结合这些问题经过总结后,提出一些解决办法,对办公自动化课程教学改革进行了探讨。
1 办公自动化课程的教学现状
我校的《办公自动化》课程教学大纲要求学生主要掌握常用办公设备的原理、计算机网络、办公自动化系统设计等,办公设备的原理包括了传真及的原理,复印机的原理,计算机网络主要包括了计算机网络的基本概念、网络的体系结构、局域网和最新计算机网络知识。办公自动化系统设计包括了设计的原则,系统的基本功能等。
由于《办公自动化》课程主要是面向文科班的学生,是部分院系的必修课和全校性的公选课,文科学生对办公中使用的机器和网络知识比工科学生缺乏,学习较为吃力,并且在观念上,办公自动化是理工科的专业课程,这个观点在学生中普遍存在。因此,学生学习的自信心不足,在教学中存在一定的问题和难点。由于没有工作经验,学生很难从实际的工作情况上考虑问题。
而且《办公自动化》课程可选教材有限,所有的教材都是偏理论性的,教学质量受到很大的影响,导致教师授课时趋向于理论教学,由于面向的是文科学生,没有从根本上提高学生的动手能力,教学质量不尽人意。
2 基于创新能力培养的教改研究
2.1 教学观念的更新[2]
在过去的教学中,教师统一规格的教学模式、以教师自我为中心、注重教学的结果的观念转向以学生为主体,引导学生,一步步的与教师配合,共同完成教学要求。必须从教师权威式教授转向师生平等互动,共同发展,从评价模式的单一化转向评价模式的多元化。在这一前提下,教师要准确地把握教学中的积极因素和学生学习的主动性,通过多种方法和途径,培养学生的学习兴趣,从根本上改变学生被动式的学习方式。第一步必须让学生意识到办公自动化对企业甚至国家的发展产生的正面影响,并且对学生以后的工作具有的意义和作用。将学生学习这门课程的积极性调动起来,才可能更好的进行后面的学习。
2.2 教学内容的改革
由于本课程的开设是为适合社会需要,特别是适合当地企业的需要。随着计算机和网络技术的飞速发展,Internet应用在全球范围内日益普及,信息系统的作用越来越大。各级政府、公司和企业为了提高效率,增强竞争力,纷纷建立了自己的办公自动化信息系统。因此,计算机网络(尤其是局域网的应用)和办公自动化系统的合理设计对提高生产效率显得尤为重要。因此,本课程的教学内容需从原来教授办公设备为主,转向教授计算机网络(尤其是局域网的应用)和办公自动化系统设计为主。教学内容只有这样,才可以有效压缩课堂讲授学时,留给学生更多的自学空间和思考、实践机会,才能促进学生创新能力的培养。
由于办公自动化课程并非专业的网络课程,而是主要面对文科学生,所以教授课程时候可以以如何构建一个办公局域网为例,并先提出问题,例如按什么方式将计算机连接起来;计算机网络包括哪些硬件设备;计算机之间按什么规则进行通讯;如何对计算机网络系统进行控制。提出只要解决了以上几个问题即可构建办公局域网,并在后面的授课中分别对其进行解决,学生就可以带着疑问和目的性进行学习。而实践是本课程不可缺少的部分,实验内容既是对课堂内容的消化,又要具有一定的知识连贯性。我校已建好了校园网,利用这一有利条件,我带领学生参观网络中心,让他们了解校园网的概念,几种服务器的不同应用、配线架、交换机的应用及校园网的构建思想。尽管这种了解不是很具体,但对学生来说,可以对整个计算机网络的学习有了一个整体的印象和概念,是对现有知识的扩充,起到了知识融会贯通的作用,效果很好。
谈到办公自动化系统设计,学生一直接受的都是程序设计、软件工程和数据库类的课程,所以形成了功能强大的软件就是优秀的软件、界面美观与否、功能是否合适无所谓的观念[3]。让他们知道现代办公自动化软件,应包括哪些基本功能,还有这些功能的具体情况。并以一些实例来说明这些功能在现实系统中的体现,可以举例我校的办公自动化系统和其他国内、外出名的系统,让学生知道系统在实际运作。
2.3 教学方法和手段的改革
在现代教学过程中,教学方法上应充分发挥教师的主导作用和学生的主体作用,运用现代的电化教学手段。
在课堂教学初期,教师的引导作用非常重要,教师可以从学生所熟知的知识里提出问题,如大多数学生对如何上网很熟悉,但是并不了解其原理,不能上网了,是由什么原因造成,如何检查出错误等等,从这些问题出发,激发学生对网络的兴趣,对后面的原理性内容的教学会起到事半功倍的效果。
开设办公自动化领域前沿课题的专题讲座,有效地扩大学生的知识面,获取国际上最近发展信息。开设讨论课,教师提出问题,让学生进行讨论式学习,并适时的引导学生,完成点评工作。
依托校园网,建设校内精品课程网站,可包含三个模块,新闻发布系统、论坛、在线测评。新闻发布系统主要是发布《办公自动化》课程的教案、课件及有关的信息等,实现开放式教学。论坛可促进教师与学生在线交流,解答学生的疑问,探讨共同关心的问题,了解学生的学习和其它方面的动态,及时调整教学方法和进度。在线测评,包括章节测试、专题测试和在线综合测试等方式,章节测试和专题测试可以帮助学生对具体章节和专题内容的掌握进行自测。在线综合测试可由服务器自动随机生成试卷,学生提交后能自动评分。而且网站中可收集与课程有关的优秀的国内外网站,为学生进行课程自主学习提供更加丰富的网络资源。
在教学手段上,主要运用现代的电化教学手段。通过采用投影仪、幻灯机、多媒体等教学手段,减少教师的课堂板书内容,节省时间增加课堂讨论内容;制作CAI课件,在课件中多引入动画、动态视频、声音等多种形式刺激学生的多种感观,使抽象的信息形象化,提高教学质量,培养学生学习兴趣。
3 实验教学环节的改革
现在我校的教学大纲中都忽略了实验的环节,办公自动化不仅是一门理论性很强的课程,同时是一门实践性很强的课程,因此,必须添加适量的实验环节,使到学生通过实验训练能更好掌握和深入理解办公自动化课程的基本理论和概念,并和实际办公环境结合起来,以便学以致用。办公自动化实验主要包括三个方面:办公设备;计算机网络;OA系统设计。
开设基础的计算机网络实验,例如双绞线的制作,Windows环境下的TCP/IP服务的配置和管理;利用学校的设备,让学生实地操作办公设备,如传真机,复印机,打印机等,观察它们的运作情况,并打开机器内部观察其结构;OA系统设计方面,可让学生写一份办公自动化系统设计书,写明如何实施,实施方案,功能模块等。
另外,学生可以采用小组实验的形式,通过共同探讨和实践完成这类实验,从基础验证性试验、综合性试验、创新性实验直到能结合实际情况设计出实用的办公自动化系统。通过层次化的创新实验,使学生的创新能力循序渐进地得到培养[4]。
4 结束语
通过对办公自动化课程教学的探讨,我们深切的体会到教学需突出学生的主体地位,调动学生的学习积极性和自主性。在课程教学中通过运用现代的电化教学手段和网络资源,实现师生中的有效互动,增强课堂的生动。
参考文献:
[1] 谭胜兰.办公自动化实用教程[M].电子工业出版社,2006.
[2] 胡晓娅.基于创新能力培养的计算机网络课程教改研究[J].理工高教研究,2008(4).
[3] 袁宜英.《软件界面设计》课程教改初探[J].大众科技,2008(5).
[4] 乔维德.基于网络环境的高职《模拟电子技术》情景探究式教改实验[J].广州城市职业学院学报,2008(4).
网络时代文秘人员的沟通意识及用E-mail沟通的方法
网络时代文秘人员的沟通意识及用E-mail沟通的方法
口龙志鹤
一、网络给文秘人员的沟通方式带来巨变
案例：高秘书在广州某外资企业任职，每天起来第一件事就是打开手提电脑，首先上网查看自己的电子邮箱，并浏览公司公告板上一天的工作安排，然后根据已经安排好的工作日程和领导指示在本公司的BBS上发布该日重要工作事项的通知，或者用电子邮件把那些要提醒领导的信息发往领导的邮箱。
像高秘书那样利用网络工作近些年人们已经司空见惯，也是大势所趋。现代网络环境下的文秘工作正在悄悄地发生革命性变化，网络给文秘人员的沟通方式带来了巨大变化。
首先，网络提高了文秘人员沟通的质量和效率。文秘工作的网络化使得文秘人员能够快捷地与外界交换信息。网络资讯服务、搜索引擎、网上银行、网络视频、邮件服务等为文秘工作提供了丰富的资源，大大方便了文秘人员的工作，提高了文秘工作的效率。例如网络沟通中搜索引擎的使用，不仅使传统搜集信息慢、传递手段落后、信息资源浪费、共享性差、存贮功能低、检索复杂、带有主观性等问题较好地得到了解决，而且文秘人员通过网络掌握了大量信息，真正做到了“眼观六路，耳听八方”，这就使得信息处理事务和参谋辅助工作得以落到实处。在信息发布方面，组织的通知、规章制度等以往通常必须印成书面材料，张贴出来或散发下去，不仅消耗大量的人力和物力，而且往往不能及时更新，现在通过网络特别是局域网沟通，一些重要情况的通报和上级指示精神的传达，通过信息渠道当时、当天即可完成，不仅节省了成本，而且提高了效率。
其次，网络实现了文秘人员沟通的新跨越。文秘人员不仅利用网络能收发电子邮件、了解相关新闻，而且能运用Office软件和其他实用软件来沟通和传递信息。例如，QQ、MSN、邮箱和BBS这些网络沟通资源方便快捷，其丰富多样的功能极大地提高了办公效率。另外，多媒体技术融计算机、声音、文本、图像、动画、视频和通信等多种功能于一体，文秘人员利用多媒体技术与办公自动化、图像处理技术、动画制作技术、音频技术、视频技术、多媒体扩展设备、Word文字处理技术、Excel表格处理技术、Powerpoint演示文稿制作等相结合，可大大提高文本处理、信息沟通的质量。
再次，网络促进了文秘工作方式的变化。网络沟通使得传统的抄抄写写式的工作方式受到极大冲击，文秘工作方式就要与之相适应。例如，处理信息时，文秘人员在办公室就能从计算机中调阅所需的信息资料，阅读电子信箱中的书信和各种文件目录表，接收领导人通过计算机发出的指令并按照需要在计算机上进行必要的文字处理。办会时，传统的会议往往在会议室、办公室或其他某个特定的会议场所举行，随着网络的发展，各种通讯技术的运用，与会人员足不出户，就能通过网络会议参与会议的整个过程；通过电视会议系统，不出差即可参加地区性或更大范围的会议。使用移动通信和网络，文秘人员可随时同外出的领导和工作人员保持联系，可大大减少出差人员和出差费用。
最后，网络促进了文秘工作职能的扩展。随着网络的发展，文秘工作的内容与以往相比有了很大的扩展。如视频会议中，需要秘书人员处理各种技术难题和通讯设备的连接问题。又如，把本单位的简介和发展概况等放在网站上供公众查询、及时有效地收集本单位的最新信息并在网上公布、定期编制简报、、汇总阶段性成果并在网上发布等，往往成为文秘人员的重要工作。
二、网络沟通时代文秘人员应具备的意识
一是要意识到有更多的智力补偿性任务有待自己去实施与完成。网络的飞速发展，新型办公设备与软件的使用，，使得文秘人员的手工劳动大大减少，智力方面的事务不断增多。由于领导没有太多的时间和精力了解这些设备与软件的用法，这就需要文秘人员花大力气去学习并掌握这些设备与软件的用法，以便随时为领导提供智力服务。
二是要意识到有更多的服务方式和服务范围有待自己去开拓。随着网络的发展，文秘人员可以凭借各种办公设备与软件为领导服务，服务方式多种多样，服务范畴更加广泛。文秘人员要密切关注当代科学技术的发展状况，更加敏锐地发现办公自动化的新产品新成果，不断地收集资料并归纳总结，找出有参考价值的信息，及时提供给有关领导，作为领导决策的参考依据。
三、文秘人员利用电子邮件沟通的方法
收发E-mail，对E-mail做及时处理，已成为文秘人员日常工作的主要任务之一。目前，越来越多的单位已将电子邮件作为正式公文来管理，档案的管理已不仅限于各类纸张文档，也包括各类来往的电子邮件。E-mail的沟通，本质上仍然属于书面文字语言的沟通。书写电子邮件时，措辞要得体，特别要注意自己的地位与角色。文秘人员接收和发送电子邮件似乎很简单，但在发送E-mail的过程中，经常会遇到上传文件的特殊情况，这需要文秘人员掌握一定的方法技巧。
（一）上传有特殊要求照片的方法
用数码相机等数码设备拍摄的高像素图片，因容量比较大，要直接把图片传到网上很不方便；如果对方对所传照片有大小尺寸的要求，就需要对图片进行压缩。例如，要求照片宽480x高640，大小≥30KB且≤60KB，文件格式为“jpg”，就可以利用以下几种方法来处理。
方法一：利用Windows自带“画图”工具来完成。
用鼠标选中需要处理的照片，单击鼠标右键弹出菜单，并点击选择“编辑（E）”，即用“画图”工具打开该照片。点击“图像一拉伸和扭曲”，弹出“拉伸和扭曲”对话框。在“拉伸”单元中，可按“水平”和“垂直”的要求调整照片。如值设置为“30%”，然后，点击“文件-另存为”，出现“保存为”对话框，只须选择要保存的图片为“jpg”格式即可。
方法二：采用使用广泛的ACDSee软件来实现。
这种方法速度快，操作简便。一般系统都会自带ACDSee软件。
首先用ACDSee打开要修改的图片，单击“工具-转换格式”，在“格式”框选中“jpg”格式，再点“选项”设置好转换后文件的输出路径，点击“确定”完成转换。
然后用ACDSee打开要修改的图片，单击“工具一调整大小”。在“像素”处设定“宽度”和“高度”的像素值，这个数字由你确定，数字越小，输出的`图片就越小，再点“选项”设置好转换后文件的输出路径，点击“确定”完成转换。
方法三：使用光影魔术手、美图秀秀（美图大师）等电脑软件来实现。
这些软件往往具有图片特效、美容、饰品、边框、场景、拼图等功能，可以做出影楼级照片，还能做非主流图片、闪图、QQ表情、QQ头像等。以光影魔术手为例：
打开光影魔术手软件→打开所需要编辑的图片→点击工具栏上的“缩放”按钮一输入新的图片像素→点击开始缩放→缩放完成后点击保存→点击估算大小，可得知图片现在的大小（如果不满意可重新编辑）。
（二）按要求“启用宏”来填报有关内容并上传的方法
文秘人员尤其是科研教学秘书，经常要为领导网上填报有关内容并上传。以教育部科研项目的申报为例，对方往往要求把Word或Excel宏的安全性设为“中”。
文秘人员为什么要设置和启用宏？设置了宏，上传文件时，就会自动防护文件病毒，同时宏程序如果不启用对方无法打开文件。因为宏会控制文件的相应格式，如果不启用宏，文件的格式将无法上传，对方接到的文件将不是你所设置的格式，将会对文件内容产生影响，因此上传文件时必须启用宏。
首先要进行宏安全性设置。方法是：在“安全性”对话框（Word2003：“工具”菜单，“选项”命令，“安全性”选项卡，“宏安全性”按钮）中控制安全级别。安全级别有四个：“非常高”、“高”、“中”和“低”。一般的报表、文档要求宏安全级是“中”。使用此级别时，无论何时打开包含宏的工作簿，Word或Excel都会显示一个对话框，询问您是否要启用宏。单击“启用宏”则打开文档或工作簿，并允许在文档或工作簿中运行宏。
Word2007和Word2010用户，点击Word左上角“安全警告”处“选项”中的“启用此内容”即可。
四、利用E-mail沟通管理时应注意的事项
E-mail可能成为有意或无意泄漏机密的主渠道。据调查，美国大约3/4的大型企业利用特殊软件检查员工的电子邮件，防止泄漏公司机密。为此，文秘人员在管理电子邮件时首先要预防电子邮件病毒。计算机病毒可以通过网络尤其是电子邮件迅速传播，危害很大。对付邮件病毒，第一是防，如拒收陌生人的邮件，不从陌生的站点下载文件；第二是杀，如果不慎下载了邮件病毒，可以利用杀毒软件查杀邮件病毒。同时，要注意以下一些事项。
第一，尽量使用专门的邮件管理程序。现在某些网站提供的免费邮箱服务主要供个人使用，用于办公业务则不太安全且不太方便。而专用的电子邮件管理程序可以在离线状态下撰写邮件，可一次写上若干封，全部完成后再单击“发送”按钮自动发出。收信时自动将所有信件一次取回，然后可离线阅读。收发工作完成后自动断线。所以在线时间全部是在传输信件，效率将大大提高。
第二，正确设置E-mail软件。正确设置E-mai软件，如使用Outlook，OutlookExpress等软件提供的“收发邮件后自动挂断链接”、“挂断前提示是否要挂断”等功能，邮件收发结束就会自动断线。
第三，多申请几个来自不同站点有着不同用途的免费邮箱。例如，用一个邮箱专门收取私人信件，—个邮箱处理公务信函，一个邮箱收订电子刊物等。
第四，及时取消订阅的邮件列表和电子刊物。如果确信不再需要所订阅的邮件列表和电子刊物，要及时取消订阅，不然电子邮箱会塞满各种无关信息。
第五，公共场合尽量少填写个人信息。在聊天室和一些需要登记个人信息的场合，要尽可能少填写个人信息，以免遭到垃圾邮件的侵袭。
第六，及时整理邮箱。检查邮箱并及时删除已经下载的邮件，删除尚未阅读但确信无用的邮件，以节省时间和邮箱空间。
第七，注意清除浏览器的历史记录和缓存。当在公用的计算机上收发电子邮件后，应该清除浏览器中的历史记录和缓存，以防别有用心的人查看这些信息。
参考文献：
［1］周贺来，连为民．办公自动化实用教程［M］．北京：高等教育出版社，2010.
［2］蔡超，秘书网络实务［M］.北京：高等教育出版社，2005.
［3］郭建庆．秘书导论［Ml.北京：高等教育出版社，2008.
［4］黄若茜，陈琼瑶，秘书理论与实务［M］.北京，清华大学出版社，2007．
（作者单位：大连大学）